Zeit ist ein wertvolles Gut und durch den Einsatz von Produktivitätstools könnt Ihr sehr viel Zeit sparen. In diesem Podcast „Hack the Office – Productivity Tools, Tools, Tools“ stellen wir Euch bewährte Werkzeuge vor, um sehr viel Zeit zu sparen. Die Produktivitätstools haben wir in drei Kernbereiche aufgeteilt. Unter dem Bereich „Planen und Erfassen“ findet Ihr Software-Lösungen oder geeignete Prozesse um möglichst schnell, übersichtlich und zentral Eure Tasks, Aufgaben und Projekte zu erfassen und zu verwalten. Ein wichtiges Kernthema ist der Umgang mit dem Betriebssystem, um schneller ans Ziel zu kommen. Im Kernbereich „Schneller durchs System“ geht es um das schnelle Suchen und Finden von Dateien, die Verwaltung von Ordnern, der Einsatz von Mails, Passwörtern und Textbausteinen. Mit Skype und Yammer stellen wir im letzten Kernbereich „Kommunikation“ zwei gängige Chat-Systeme vor, mit denen man leichter Dateien austauschen, Informationen und Tasks hin- und herschicken kann.

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Wir freuen uns über Deine Meinung zum Podcast und natürlich über jede Menge Kommentare. Welches Tool sollten wir auf jeden Fall bei der nächsten Folge von „Hack the Office“ besprechen?

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Wie könnt Ihr die Produktivität der Mitarbeiter steigern?

Nichts ist schlimmer, als 8 Stunden am Rechner arbeiten und das unproduktiv. Durch wenige Handgriffe ist es möglich die Produktivität der Mitarbeiter deutlich zu steigern. Im Folgenden geben wir Euch ein paar Tipps als Auszug aus dem o.g. Podcast, wie einfach es sein kann noch produktiver zu arbeiten. Mit dem Thema Produktivität beschäftigen wir uns seit vielen Jahren. Wir testen Tools, probieren neue Wege aus, um immer schneller zu werden. Die Einfachheit und der Komfort spielen für uns natürlich eine wichtige Rolle. Wir haben zum Thema „Produktivität am Arbeitsplatz bzw. von Mitarbeitern“ eine Interview-Reihe mit Unternehmern und Office-Workern durchgeführt. Mehr dazu findet Ihr direkt hier.
Tipps für mehr Produktivität (Video-Interviews)

Bürosoftware Tipp 1: Schnelleres Dateibrowsing unter Windows

Mit dem Windows-Commander als gratis Bürosofware werden Dateien mit einem Knopfdruck in einer Zwei-Fenster-Ansicht schnell kopiert, verschoben oder umbenannt. Wer von Euch noch den üblichen Windows-Explorer verwendet, kann beim Umstieg und Eingewöhnen mit dem Total-Commander wichtige Sekunden und Minuten pro Tasks einsparen.

Die Produktivität am Arbeitsplatz ist nicht nur für das Unternehmen wichtig, nein Ihr als Mitarbeiter habt doch selbst den Wunsch lieber nach 8 Stunden und nicht erst nach 9 Stunden spätestens mit allen wichtigen Tasks fertig zu sein.

Bürosoftware Tipp 2: Effizient arbeiten mit Keyword-Shortcuts

Es gibt „Mauskinder“ und „Tastaturkinder“ und damit Menschen, die lieber und häufiger die Tastatur oder die Maus einsetzen, um zum Ziel zu kommen. Eine gute Kombination ist entscheidend. Wer häufig mit Microsoft Excel bspw. arbeitet, der kann ohne „STRG+C“ und „STRG+V“ sowie „F2“ und „ALT-Enter“ sicher nicht effizient arbeiten. Das Kopieren und Einfügen und das Bearbeiten einer bereits gefüllten Zelle geht mit der Tastatur deutlich schneller, als mit der Maus. Weitere Tipps, um mit Eurer Software schneller zum Ziel zu kommen haben wir im Podcast für Euch zusammengestellt.

Bürosoftware Tipp 3: Mindestens 10 Minuten pro Tag sparen mit Textbausteinen

Wer viele Mails täglich bearbeitet, der sollte sich mal das Tool „Phraseexpress“ genauer anschauen. Bei Signaturen, Anreden und wiederkehrenden Mailkorrespondenzen habt Ihr mit einer frei wählbaren Tastaturkombination einen Textbaustein parat, der Euch wertvolle Zeit täglich einspart. Wie das Tool genau funktioniert und welche sinnvollen Praxisbeispiele damit effizienter abgearbeitet werden können – erfahrt Ihr im Podcast.

Bürosoftware Tipp 4: Passtwörter zentral speichern, automatisch einloggen

Mit Lastpass könnt Ihr unbegrenz viele Passwörter speichern und müsst Euch nur noch ein letztes Passwort (daher Lastpass) merken. Der Einsatz dieses Tools spart die Eingabe des Passwords, die Auswahl und das Eintippen des Nutzernamens (oft lange E-Mail Adressen) und Ihr könnt sehr lange, kryptische Passwörter für Eure vielzähligen Accounts definieren. Wer sich ca. 10 mal Pro Tag bei verschiedenen Services anmelden muss, der profitiert mit Lastpass (und anderen Anbietern) deutlich. Hier sind mehrere Minuten pro Büroalltag als „Zeit-„Sparpotential“ drin! In einem Spezialpodcast zur Passwortverwaltung findet Ihr weitere Praxistipps, Einsatzzwecke und Tool-Anbieter wie Lastpass.
Podcast: Paswörter verwalten mit einem Passwort Manager

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