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„Es ist immer dasselbe in unseren Besprechungen: Es reden immer dieselben. Jedes Mal kommen verlieren wir uns im Detail und kommen vom Hölzchen aufs Stöckchen. Und jedes Mal überziehen wir die angesetzte Zeit, weil wir mit unserer Agenda nicht durchkommen. Wir brauchen dringend eine andere effizientere Meetingkultur.“

Wenn man eine Kultur ändern will, setzt man am besten an Praktiken an: Hier und heute eine Praktik [ToolKit] mit der Ihr Eure Meetingkultur nachhaltig ändern könnt.

Die 4 Schritte: Schritt 1: Identifizieren Sie typische Hürden, die die Kommunikation in Ihren Meetings behindern, z.B. es reden immer dieselben, zu einseitige Sichtweisen, Überschreiten der Meetingdauer. Schritt 2: Definieren Sie gemeinsam im Team einige hilfreiche Rollen, die die oben genannten Hürden minimieren oder sogar abstellen. (siehe dazu Liste weiter unten) Schritt 3: Definieren Sie für jede Rolle klare Aufgaben und Verhaltensweisen Beispiel-Rolle: Prinzipien-Wächter Aufgabe: Hat die Aufgabe, die Einhaltung gemeinsam definierte Prinzipien zu wahren. Interveniert sobald er den Eindruck hat, dass Vereinbarungen nicht eingehalten werden- Schritt 4: Für das Meeting relevante Rollen werden verteilt. Dies geschieht auf freiwilliger Basis. Dabei sind wenige Rollen mehr. Ideal ist, wenn die Auswahl der Rollen stärkenorientiert geschieht.

Hier zum Schluss ein paar Ideen zu möglichen Meetingrollen:

Prinzipienwächter*in: Hat die Aufgabe, die Einhaltung gemeinsam definierte Prinzipien zu wahren. Interveniert sobald er den Eindruck hat, dass Vereinbarungen nicht eingehalten werden
Time-Keeper*in: Hat die Aufgabe, auf die genaue Einhaltung der vorher definierten Zeitrahmen zu achten.
Pausenwächter*in: Hat die Aufgabe, für die Einhaltung von Pausen und die Aktivierung zwischendruch zu sorgen (Frischluft, Power-Breaks)
Kunden-Agent*in: Hat die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass „der Kunde“ nicht aus dem Fokus gerät.
Kollegen-Agentin: Hat die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Kollegeninnen nicht aus dem Fokus geraten.
Querdenker*in Hat die Aufgabe, unbequem zu sein und Ideen, Vorschläge zu hinterfragen, wenn zuviel Konsens in der Gruppe droht.
Big-Chunker*in Hat die Aufgabe, zu intervenieren, wenn sich Diskussionen unangemessen im Detail verlieren: „Sorry, Leute und was hat das mit unserem Agendapunkt zu tun?“
Small-Chunker*in Hat die Aufgabe, das Team wieder auf den Boden des Konkreten zurück zu holen, wenn es allzu abstarkt, visionär und abgehoben wird : „Ok, Und was wäre dazu jetzt ein guter erster konkreter Schritt?“
Fokus-Wächter*in Hat die Aufgabe, die Gruppe zurück auf den Punkt zu führen.