Ugens gæst er Mark Mayland, stifter og CEO i virksomheden Personlig Workflow. Mark han selv en hverdag med mange bolde i luften og mange udfordringer. Han satte sig for at tænke måden han arbejde på igennem. Tingene måtte kunne gøres smartere. Hans tanker var så inspirerende og efterspurgte, at han for 8 år siden startede Personlig Workflow, der hjælper individer, teams og organisationer med deres workflow.

I denne podcast får du bl.a. svar på følgende:

Hvorfor et stærkt personligt workflow er vigtigt
Hvilke 5 faser der garanterer udviklingen af din effektivitet
Hvor du skal starte henne for at forbedre dit workflow
3 indsatsområder
Hvordan du håndterer afbrydelser
Hvordan dit team får et godt workflow
Hvordan du optimerer din email indbakke

Guldkorn fra Mark Mayland

“Der er tre ting at gøre. Det første er at fortsætte som man altid har gjort – så vil man nok få det samme resultat. Det andet er at begynde at ligge mere tid i den måde, man gør tingene på, bruge disciplin – det kan fungere på den korte bane, men ikke den lange. Det sidste valg er at begynde at arbejde med måden man arbejder på, forsøge at skabe nogle banebrydende resultater – så bliver man langtidsholdbar og er skalerbar”.
“Der kommer mere og mere af alle de her løse ender. Hvis du først venter med at træne til i situationen, hvor det har pres er, så falder du tilbage til dit bundniveau. Det vil betyde, at i nogle tilfælde falder tingene mellem to stole, du glemmer nogle opgaver, eller du misser nogle deadlines – men det vil også betyde, at du misser nogle muligheder”.
“Det hele handler om at skabe noget balance mellem træning, eksekvering osv. Vi har 5 faser. På den korte bane kan du nok godt hæve dit output, men når du kommer ud over en måneds tid under spidsbelastning, så begynder du f.eks. at lave fejl. Det kan balancen i de 5 faser hjælpe med”.
“Hvis du ikke får restitution, så begynder du faktisk at bruge meget tid på bare at rette de fejl, du har lavet i løbet af ugen. I stedet for at lave fejl kunne du have hævet dit fokusniveau, eller blive bedre til at styre dit energiniveau eller motivationsniveau”.
“Der er meget få tanker, det faktisk giver mening at tænke to gange. Hvis du tænker på noget mere end én gang, så træf en beslutning om det og gør noget ved det”.
“Et rigtig godt workflow i et team er med til at gøre, at tilliden til at opgaver bliver lavet, vokser. Her er der et interessant målepunkt, der hedder psykologisk sikkerhed – det her med, at tingene kommer frem i lyset, at der er transparens, og man tør sige ting til hinanden. Man kan faktisk måle på, at de teams med høj psykologisk sikkerhed er markant højere end andre teams med lav psykologisk sikkerhed”.
“En god tommelfingerregel for et godt workflow er at have så få steder som muligt man skal kigge, for så samler du dit fokus i stedet for at sprede dit fokus. Og det giver noget ro”.
“Vælg at start dér, hvor man synes, her har jeg noget interesse i at få gjort det, og så få bygget et godt system op, som du kan stole på”.
“Et godt sted at starte er der, hvor du har rettet din opmærksomhed mod allerede nu”.

Ugens håndgribelige værktøj

Ugens håndgribelige værktøj til et blive mere produktiv er: Email indbakken.

Et godt sted at starte med at forbedre dit workflow er med de ting, hvor du ikke skal spørge andre om lov. Og samtidig skal du starte dér, hvor dine tanker er. Rigtig manges tanker og tid er nok i email indbakken. Ved at få en god rutine og opbygning af din email, så kan du faktisk frigive en masse ressourcer.

For det første er det godt at have samlet tingene ét sted. Hvis du har flere emails, så prøv at få et system, hvor du kan se alle emails samlet, og svare på dem.

Vær opmærksom på, at der er forskellige typer af mails, og netop derfor skal alle emails ikke leve i indbakken. Der er disse tre typer af mails:

Skralde-mails
Arkiv-mails
Opgave-mails

Ved hver email du får ind, så træf en bevidst beslutning første gang du ser den. Er det skrald, så slet den. Er der ingen opgave i, men du vil stadig gerne beholde den, så læg mailen i en arkiv-mappe. Hvis mailen indeholder en opgave, så opret en opgave på din opgaveliste og vedhæft evt. mailen på opgaven.

Hvis du gør det med hver mail, så kommer du på et tidspunkt til en “indbakke i nul”. Det kan lyde umuligt og utopisk, men det er faktisk muligt, og giver dig en enorm mængde overskud og ro. Der er intet i email indbakken, der brænder. Du kan nu hurtigt gå til nye ulæste mails og tage bevidste beslutninger.

Prøv at spørg dig selv om din email indbakke kan være på én skærm, eller du skal scrolle ned. Hvis du er en af dem, der skal scrolle ned, så prøv at lyt til Marks råd om at få opbygget en god email-rutine. Du får større fokus, og du kan nu bruge tiden på langt sjovere opgaver.

The post PW Podcast EP01 – 5 faser der garanterer udviklingen af din effektivitet appeared first on Personlig Workflow.