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Freiraumbüro Podcast
Hosted by Falk Appel, Tobias Sarnow · DE
der Podcast rund ums Thema Remote Arbeiten in großen und kleinen Firmen mit Falk und Tobi.
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12 - wir machen eine Pause und blicken zurück
Oct 28, 202000:46:41Tap to summarizeUpdate zum Recht auf Homeoffice und was haben wir in 10 Monaten Homeoffice gelernt Artikel zum Thema Recht auf Homeoffice https://www.heise.de/tp/features/Die-Zukunft-der-Arbeit-heisst-Home-Office-4921110.html Unser Setup im Homeoffice extra Mikro Stehtisch gute Monitor ordentlicher Stuhl WLAN optimieren Unsere Learnings: Zeitmanagment: Neue Routinen etablieren um die Arbeit zu starten Wir arbeiten vom zeitlichen Aublauf fast wieder wie im Büro Fokus wird immer wichtiger Tagsüber Sport bringt zumindest uns aus dem Arbeitsrhythmus Siebträger-Espressomaschine ist extrem hilfreich In Person Meetings sind echt erfreuliche Ausnahmen im Remote Workflow https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de
Transcribe →11 - Mein Recht auf Homeoffice
Sep 10, 202000:39:33Tap to summarizeWie überzeugen wir unseren Chef/Chefin, dass wir auch in Zukunft remote arbeiten können Links: Tobis Aussage ist aus der Folge “Babymarkt.de – auf dem Weg zu 500 Millionen” -https://www.kassenzone.de/2020/08/29/babymarkt-de-auf-dem-weg-zu-500-millionen-mit-ceo-bastian-siebers/ https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/coronavirus/info-beschaeftigte-1734774 https://www.vorwaerts.de/artikel/studie-zeigt-hubertus-heil-liegt-richtig-recht-homeoffice Recht auf Remote Arbeit gibt es leider noch nicht: Zusatzvereinbarung für Arbeitsvertrag notwendig Recht auf Homeoffice ist in Arbeit, eure Firma kann gleich schon dabei sein In den Niederlanden gibt es das schon Hier unsere Übersicht über die verschiedenen Argumente: Ökologische Gründe https://www.greenpeace.de/sites/www.greenpeace.de/files/publications/2020-08-19_gpd_homeofficestudie_deutsch.pdf Lassen auch das Unternehmen gut dastehen Verkaufsargument “Wir unterstützen remote Arbeit” für die Mitarbeitersuche Gut für den Arbeitgeber, größeres Einzugsgebiet Erhöht aber vielleicht auch den Konkurrenzdruck für die Arbeitnehmer Gegenargument “Wenn A remote arbeiten darf, will B das auch!” Was wäre denn so schlimm daran? Einzelvereinbarungen treffen, als Pilotprojekt deklarieren, später überprüfen Möglichkeit Mitarbeiter zu halten Spart Einarbeitungszeit und Recruiting Aufwand Übergangsphase zeitlich befristen: Halbes Jahr / Jahr befristen, hat Vor- und Nachteile für beide Seiten, es kann ja auch schiefgehen gutes Verhandlungs-Argument für Arbeitnehmer starkes “Commitment” Zur Technik Firma sollte Arbeitsausstattung komplett stellen VPN Ggf. Zusatzvereinbarungen, abschließbares Zimmer Arbeitsschutz Kosten Was kostet ein Büroplatz? Nicht wenig (https://www.coworking.jetzt/coworking/kosten-buero-coworking-vergleich/ ) Die Ersparnis an Büroarbeitsplätzen kann für die Einrichtung von Remotearbeitsplätzen verwendet werden. Hier sollte man mal mit konkreten Zahlen nachrechnen Je mehr Mitarbeiter remote arbeiten können desto weniger Bürofläche wird gebraucht Wie funktioniert das denn wenn nur eine remote Arbeitet? Corona Krise geht noch ein bisschen länger Es braucht ohnehin gerade andere Arbeitsprozesse Hört unsere unsere Folgen 10 an - Wie geht Meeting. Regelungen für “Vor Ort” Veranstaltungen vorab definieren Definiert wie oft der Mitarbeiter vor ort sein muss Seid ein wenig flexibel Überlegt als Mitarbeiter wie viel Zeit und Ressourcen Ihr spart und zeigt auch ein bisschen entgegenkommen Unser overall Tip ermittelt mein gemeinsam die Kosten und Einsparpotentiale für Arbeitgeber und Arbeitnehmer und seid beide ein bisschen großzügig, dann findet sich bestimmt eine gute Lösung. Was würde denn im schlimmsten Fall passieren? Voraussetzungen Homeoffice Wenn Ihr umzieht legt euch am besten ein Arbeitszimmer zu https://www.arbeitsrechte.de/home-office/ Es gibt bestimmte eine extra folge zum Thema Arbeitsschutz und anderen Regelungen https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de
Transcribe →10 - Wie geht Meeting?
Jul 29, 202000:42:00Tap to summarizeMeetings können richtig nerven, müssen sie aber nicht - wir gehen dem auf dem Grund. Bitte einfach mal ausprobieren! Vermeiden, wo es möglich ist: Für Umfragen Tools benutzen, z.B. Doodle, Google Forms Vorab herausfinden wen man braucht und nicht das ganze Team einladen Asynchron arbeiten (gerade remote): Notizen vorab teilen, z.B. per Wiki und gemeinsam bearbeiten und klären bevor ein Meeting überhaupt gebraucht wird Vor dem Meeting vorbereiten: Gibt es eine Agenda? Gibt es Beschreibungen dazu? Gibt es zum Beispiel eine Wiki Seite dazu? Werde ich überhaupt für das Thema gebraucht? Fragt den Einladenden. Pünktlich sein Technisches Setup prüfen Evtl. Notfallkanal klären Als Organisator: Ziel festlegen: Was möchte wir erreichen? Wen brauche ich dazu? Agenda und Struktur aufstellen Notizen teilen Moderation: Wenn man als Organisator start involviert ist einen Moderator dazu holen z.B. Kollege aus einem anderen Team oder Kollege aus dem Team der bei diesem Thema nicht so beteiligt ist. Wenn niemand vorbereitet die Notizen gemeinsam zum Start durchgehen Im Meeting: Als Organisator Einleiten und das Ziel nochmal klären Als Moderator das Ziel einfordern Immer klären wer macht was bis wann? (Moderator) Keine falsche Scheu bei Fragen! Am Ende noch eine kurze Zusammenfassung Eventuell Feedback zum Meeting einholen, z.B: ROTI, Emojis im Chat Früher aufhören wenn man fertig ist! Wenn die Zeit nicht reicht Folgetermin vereinbaren, besser nicht verlängern Als Organisator gerne am Ende den Teilnehmern danken Nachbereitung: Jeder sollte sich um seine Action Items kümmern Notizen nochmal durchlesen und verbessern Feedback geben Sonstiges: Benutzt eine Timer Überlege dir für kritische Meetings oder Verhandlungen vorher eine Exit Strategie Für Serientermine die Notizen fortschreiben und die Aktionen vom letzten - Meeting im nächsten Meeting überprüfen und aktualisieren Remote Vorteile: Aufzeichnen möglich Keine Raumsuche Remote Nachteile: Leute können komplett abdriften und nebenbei was anderes machen https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de
Transcribe →09 - Interview mit Marc Löffler - Remote-Retrospektiven, wie geht das?
Jul 1, 202000:37:07Tap to summarizeMarc Löffler ist selbständiger Keynote-Speaker, Autor und Coach für passionierte Teams und Unternehmen Retrospektiven - Rückblick auf die letzten Wochen, wie können wir als Team ein Schritt besser werden. Auch gut um die Stimmung im Team mitzubekommen. Selbst wenn Ihr keinen Moderator habt, fangt doch trotzdem mal an. Schafft einen sicheren Raum “Las Vegas Regel” und “Prime directive” Phasenmodell für Retrospektiven “set the stage” Gesprächsklima schaffen Themen sammeln z.b Start - Stop - Continue Einsichten gewinnen, wo kommt das Problem eigentlich her Entscheidungen treffen, welche Experimente könne wir machen Abschluss Inspirations gibt es z. B. bei https://retromat.org/de/ Experimente spätestens am Anfang der nächsten Retrospektive überprüfen. Wenn das nicht gemacht wurde, wisst Ihr ja schon was Ihr ausprobieren könnt. Klärt immer, wer macht was bis wann und macht die Maßnahmen sichtbar, z.B. auf eurem Team Board, damit es nicht soweit kommt. https://www.scrumguides.org/scrum-guide.html Fall Ihr keinen Moderator habt wechsel im Team durch oder falls Ihr mehrere Team habt unterstützt euch gegenseitig mit neutraler Moderation. Und remote? Hier die Tipps aus unserem Gespräch: Video Call und Kamera immer an Ruhig mit ein bisschen smalltalk und einem Icebreaker starten (z.B. lustige Gifs, Hintergrund) Wenn einer im Team remote ist sollte trotzdem jeder teilnehmen als wenn er auch remote wären Themen in der gleichen Reihenfolge vorstellen, damit niemand vergessen wird Offen Fragen, wer hat denn noch nichts gesagt statt direkt ansprechen Stille ertragen können und ein bisschen Geduld haben Vertrauen aufbauen Klären was erwarten man voneinander Virtuelle Büro Lösungen (z.B. https://www.sococo.com/) Arbeitsergebnisse miteinander teilen Marcs Hompage: https://marcloeffler.eu/ da gibts auch alle Infos zum Buch “Retrospektiven in der Praxis” und dem Online Kurs und Marcs Podcast Rabattcode für Marcs Online Kurs Retrospektiven: freiraum2020 https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de
Transcribe →08 - Homeoffice wird immer beliebter & wie war Tobis erster virtueller Workshop
Jun 18, 202000:25:10Tap to summarizeIn Folge 5 haben wir einen virtuellen Workshop vorbereitet - in dieser Folge sprechen Falk und Tobi darüber Link zur erwähnten Studie https://www.bidt.digital/studie-homeoffice/ Bericht bei heise dazu https://www.heise.de/newsticker/meldung/Homeoffice-Mehr-Akzeptanz-und-Zufriedenheit-bei-Arbeitnehmern-4703590.html Rückblick auf Tobi's Remote Workshop aus Folge 5: 7 Leute Ein ganzer Tag Vorbereitung zu dritt im Team Teilnehmer vorab gefragt wie lange -> 4 mal 2 Stunden über 2 Tage Regeln: Alle mit Kamera, Mikrofon aus wenn nicht geredet wird, keine Handies Themen in kleinen Gruppen aufteilen und in Google docs bearbeiten Notizen auf Papier und in den Pausen direkt die Themen nachbereitet mit dem Workshop Team Gesten als Feedback funktionieren super Falk’s Meeting Card App https://apps.apple.com/de/app/meeting-cards/id1505192225 https://play.google.com/store/apps/details?id=de.falkappel.meeting_cards https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de
Transcribe →07 - Interview mit Armin Schubert - Speaker und Agile Coach.
May 20, 202000:34:13Tap to summarizeArmins Erfahrung mit remote Arbeit. Remotearbeit - Segen oder Fluch, es kann beides sein. Ein Interview mit Armin Schubert Wir reden mit dem Agile Enthusiasten und Positivitäts Coach Armin Schubert über die Vor- und Nachteile von Remote Arbeit Unter anderem geht es um fehlende Metainformationen, wie man Kommunikationsräume öffnen kann und natürlich wie man positive Kräfte entfesselt. Ein paar Ideen aus dem Gespräch um die remote Arbeit zu verbessern: Alles so explizit wie möglich ansprechen Macht doch mal ein gemeinsames Mittagessen Lasst den ganzen Tag einen gemeinsamen Video Call offen Macht eine Kaffee Lotterie Öffnet gezielt Kommunikationsräume um z.B. das Kaffee Gespräch zu ersetzen/ermöglichen Armins Kontaktdaten: armin.schubert@emendare.de Weitere Informationen zu seiner Firma EMENDARE findet ihr unter https://www.emendare.de/ oder direkt über https://armin.emendare.de/. Armins Podcast - positiv wirkt. - könnt ihr hier folgen: https://positivwirkt.de https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de
Transcribe →06 - Methodenfolge: Das Daily - alles was du wissen musst
Apr 19, 202000:25:52Tap to summarizeMethoden: Diesmal das “Daily” Meeting jeden Tag 15min Organisation 2 Möglichkeiten remote Moderator ruft die Teilnehmer auf Der Erste, der im Video Call da war startet und jeder benennt den Nächsten Teilnehmer Organisation 2 Möglichkeiten vor Ort Immer im/gegen den Uhrzeigersinn Rede-Token (Ball) zuwerfen Stellt das Projekt/Produkt in den Fokus und macht keine Statusabfrage Themen die mehr wie einen Satz zur Klärung brauchen auslagern, klären wer macht den Termin und wer nimmt alles teil, am besten mit kurzer Pause nach dem Daily direkt klären Benutzt gerne ein Board zur Visualisierung, aber Vorsicht man landet schnell beim Statusreport Bei Remote Daily: Das Meeting in 15min beenden, dann aber die Video call nicht sofort beenden sondern Option zum kurzen Smalltalk lassen Einigt euch auf einen Zeitpunkt und haltet den Termin IMMER ein. Niemals verschieben! Zeitpunkt am Tag ist eigentlich egal. Bewährt hat sich vor der Mittagspause oder morgens zum frühestmöglichen Zeitpunkt für das Team Wenn Ihr noch keine Erfahrung mit Dailies habt empfiehlt sich ein Moderator. In einem Erfahrenen Team brauchts den nicht Warnzeichen: Wenn jemand auf dem Handy rumspielt ist das ein Zeichen das mit eurem Daily was nicht stimmt Ändert die Meeting Regeln so wie sie für euch passen, am Besten immer nur Kleinigkeiten verbessern und nicht gleich alles in Frage stellen https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de
Transcribe →05 - Praxisbeispiele, Voraussetzungen, Tools und wie man einen virtuellen Workshop organisiert
Mar 29, 202000:54:52Tap to summarizeLinks zum Podcast: https://www.golem.de/news/virtuelle-zusammenarbeit-wie-online-meetings-nicht-zur-zeitverschwendung-werden-2003-147146.html https://www.heise.de/hintergrund/Erfolgreich-im-Homeoffice-arbeiten-4681061.html Was zum schmunzeln: https://www.youtube.com/watch?v=EpTMZb7mdU4 https://www.golem.de/news/videokonferenz-programme-im-test-buero-zu-homeoffice-auf-2003-147206.html Checkliste - wie bekommen wir unser Büro online: VPN einrichten Virtuelle Desktops (gerade bei großen Datenmengen) Remote Desktop bei Spezialanwendung z.b. Videobearbeitung oder Firmen Laptops Medienbrüche finden Papier Arbeitsabläufe ausdrucken, scannen und senden Handlungsanweisungen für Mitarbeiter z.B. Sichtschutzfolie, Vorsicht bei USB Sticks, Festplattenverschlüsselung usw. Frühzeitig remote Arbeit für alle Kollegen einrichten bzw. beantragen Welche Kommunikations-Tool können wir für Remote Arbeit empfehlen: Chat Slack Mattermost MS-Teams (Office 365) Video-Telefonie Slack Zoom google Hangout MS-Teams Webex Arbeit-Boards Trello notion Meistertask MS-Teams Jira Confluence Asana Dokumentenablage google Drive OwnCloud Dropbox OneDrive Wiki Confluence Notfallkanal über Whatsapp oder besser andere Messenger Empfehlungen: Startet mit Software as a Service und lernt was eure Anforderungen sind Benutzt möglichst wenig Tools Stimmt im Team ab wofür welche Tool benutzt wird und von welche Reaktionszeiten Ihr ausgeht Tipps für Tobis remote Visionsworkshop: Übertrage Aktionen aus der analogen Welt in die digitale Remote Arbeitswelt Wie organisieren wir die Kaffeepause? Wie essen wir gemeinsam zu Mittag? Statt Bier trinken gehen gemeinsames Computerspiel Überlegt euch ein paar Varianten mehr und investiert in die Vorbereitung Themen verteilen und in breakout Sessions bearbeiten Video Call Etikette festlegen https://www.seethinkdo.it/meeting-cards Regeln festlegen wie bei einem normalen Workshop, am bestem in Wiki vorher festlegen Moderator: hilft immer, kann auch jemand aus dem Team sein, der sich dann bei den Themen zurücknimmt Protokolle: am besten Ergebnisse direkt notieren, z.B. auf einem Board oder im Wiki Wichtig: Wer macht bis wann was? Optimiert euren Arbeitsplatz für den Workshop, gerne ein bisschen anderes Setup als normal: z.B. Tisch umstellen Positioniert euer Video Chat Fenster direkt unter der Kamera und prüft dass Ihr “auf Augenhöhe” seid. Jeder nimmt mit eigenem Rechner und eigener Kamera teil. An alle Gamer: Unterscheidet Arbeit und Video Spiele! Die Kollegen kennen evtl. die Abkürzungen nicht und nutzt ein Foto von euch als Avatar. https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de
Transcribe →04 - Krankheiten wie das Coronavirus als Chance für remote Arbeit?
Feb 26, 202000:41:48Tap to summarizeDie Links aus unserer Folge zum nachlesen: https://www.bloomberg.com/amp/news/articles/2020-02-02/coronavirus-forces-world-s-largest-work-from-home-experiment Ich bin krank - was nun? Informiert die Kollegen klar welchen Arbeitseinsatz Sei von euch erwarten können Sorgt dafür, das andere an euren Aufgaben weiterarbeiten können, z.B. durch Pair Programming. Remote Arbeit kann bei Wiedereingliederung hilfreich sein, gerade bei körperlichen physischen Problem. Aber Vorsicht bei psychischen Problemen. Bitte klärt das immer auch mit dem behandelnden Arzt. Vorsicht mit Präsentismus: Kommt geht nicht krank Arbeiten, das hilft weder euch noch dem Unternehmen: https://index-gute-arbeit.dgb.de/veroeffentlichungen/kompakt/++co++60354670-fd65-11e5-b291-52540023ef1a https://www.asu-arbeitsmedizin.com/schwerpunkt/praesentismus-ein-unterschaetzter-kostenfaktor Schlagzeile Corona breitet sich in Deutschland aus, was nun? Der Schlachtplan für Tag 0, wie könnte man in Notfall komplett auf remote arbeiten umschalten wenn eine Epidemie ausbricht: Voraussetzung: es muss technisch schon grundlegend möglich sein. Tag 0 - es geht ums Überleben Ansage: bleibt daheim wenn möglich Ruhe bewahren Zusammen telefonieren und alle im Team informieren Teamchat starten, zur Not WhatsApp Gruppe Arbeitsplatz einrichten - Support durch Firma, unbürokratisch Headsets o.ä. zur Verfügung stellen kurzes Statusmeeting, Arbeitszeiten und Todos klären, klären wer braucht welche Hilfe Meetings prüfen ob alle schon ein Remote Kanal haben Leute vor Ort informieren Proaktiv kommunizieren im Chat und in 1on1 Video Anrufen Bonus Tipp: Jeder sollte mit sollte sich einzeln in Videokonferenzen einwählen, auch wenn das gemeinsam aus einem Raum heraus möglich wäre Tag 1 - Wie organisieren wir unsere Arbeit? Kurzes Statusmeeting Meeting für Working Agreements Kern Arbeitszeit Erreichbarkeit klären Mail Telefon Chat gemeinsame Verbindlichkeiten festhalten Kalender pflegen und freigeben Videocalls wenn immer möglich Chat regeln: Begrüßen, Verabschieden, Status, Kanäle für verschiedene Themen trennen, z.B. Projekt, lustige Gifs,… Kaffeepausen Termin Statusmeeting in Daily umwandeln direktes Feedback Klären wie Entscheidungen getroffen und dokumentiert werden Aufgaben kommentieren, zuweisen, abarbeiten Abwesenheiten proaktiv kommunizieren (Krankheit) egal was definiert wurde: aufschreiben damit man später einfacher Verbesserungen diskutieren kann und erstmal dran halten Erreichbarkeit die nächsten zwei Wochen kurz klären Meeting regeln definieren Ziel, Agenda, Action Items, Moderation Termine mit Partnern usw. anpassen Management informieren Tag 10 - Erster Rückblick Retrospektive durchführen eure Erfahrungen wo wart ihr blockiert was hätte man besser machen können was hält euch auf noch besser zu sein was habt ihr vermisst was fandet ihr gut Feedback (Wertschätzend) Die nächsten zwei Wochen planen Arbeit für die nächsten 2 Wochen planen Austausch mit anderen Teams organisieren wie war unsere Erreichbarkeit was wünschen wir uns in der Kommunikation was sind eure Agreements? Ängste ansprechen Bonus Tipp: Arbeit ist Arbeit und Freizeit ist Freizeit Tag 14 - Im neuen Arbeitsmodus Angleichen der Agreements mit den anderen Teams Lessons Learned der anderen Teams anpassen Alles zum Arbeitsmodus aufschreiben Urlaube, Konferenzen, usw. sauber kommunizieren Wissenstransfer organisieren, Barcamps Firmen Event Kalender Ziel erreicht: Remote Arbeit ist etabliert und die Arbeitsweise wird zukünftig weiter genutzt :) https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de
Transcribe →03 - Wird 2020 das Jahr der Remotearbeit?
Feb 25, 202000:37:38Tap to summarizeDie Links aus unserer Folge zum nachlesen: https://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/mobiles-arbeiten-zaehe-sache-1.4714740 https://www.aok-bv.de/presse/pressemitteilungen/2019/index_22652.html https://www.golem.de/news/umfrage-warum-angestellte-nicht-ins-homeoffice-wollen-1912-145794.html https://royalsocietypublishing.org/doi/10.1098/rstb.2017.0239 https://www.spiegel.de/karriere/home-office-ist-ein-rechtsanspruch-auf-heimarbeit-unsinn-a-1289268.html Weil wir uns nicht sicher waren die Gesetze zu Pause und Ruhezeiten: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__4.html https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__5.html “Die Arbeitnehmer müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.” Falks Tipps für remote work: Schließt alle Programme auf eurem Rechner beim Wechsel zwischen Privat und Arbeit Setzt euch jeweils woanders hin für Privat und Arbeit Legt euch einen Hund zu und keine Kinder ;-) Nehmt euch Zeit für ein bisschen Smalltalk mit den Kollegen am Ende von Video Sessions Überlegt ob die Probleme die Ihr feststellt wirklich von der remote Arbeite kommen oder generell von der Arbeit https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de
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